Giới thiệu

Đại lý AI là các hệ thống phần mềm có thể diễn giải thông tin kinh doanh, đưa ra các quyết định có giới hạn và thực hiện các hành động thông qua các công cụ được phê duyệt. Trong các hoạt động kế toán, một đại lý có thể xem xét một sự đối chiếu tài khoản, so sánh thông tin hóa đơn với hồ sơ mua hàng, tóm tắt các giao dịch bất thường hoặc chuyển một vấn đề chưa được giải quyết cho một chủ sở hữu. Điểm quan trọng là một đại lý hỗ trợ một quy trình hoạt động đã được xác định. Nó không trở thành chủ sở hữu của các báo cáo tài chính hoặc thay thế chính sách kế toán của tổ chức, cấu trúc phê duyệt hoặc môi trường kiểm soát.

Bài học này thiết lập một sự phân biệt thực tiễn giữa đại lý AI và tự động hóa truyền thống. Nó cũng giải thích nơi mà các đại lý có thể tạo ra giá trị trong công việc kế toán thường xuyên và nơi mà phán đoán của con người và các kiểm soát tài chính cốt lõi phải giữ vai trò chủ đạo. Mục tiêu không phải là tự động hóa mọi thứ. Mục tiêu là giảm bớt nỗ lực không cần thiết trong khi làm cho bằng chứng, ngoại lệ và trách nhiệm trở nên rõ ràng hơn.

Đại lý AI so với Tự động hóa Truyền thống

Tự động hóa truyền thống thực hiện các bước đã được xác định trước khi một điều kiện đã biết xảy ra. Ví dụ, một quy trình làm việc có thể chuyển một hóa đơn vào hàng đợi phê duyệt khi số tiền vượt quá một ngưỡng, hoặc nó có thể sao chép một số nhà cung cấp từ hệ thống này sang hệ thống khác. Cách tiếp cận này đáng tin cậy khi các đầu vào có cấu trúc, các quy tắc ổn định và kết quả yêu cầu là rõ ràng. Nó trở nên kém hiệu quả khi thông tin không đầy đủ, mô tả khác nhau, tài liệu sử dụng các định dạng khác nhau, hoặc hành động tiếp theo phụ thuộc vào ngữ cảnh.

Một đại lý AI có thể làm việc với thông tin ít cấu trúc hơn và có thể chọn từ một số hành động được phép. Nó có thể đọc một hóa đơn, xác định rằng số đơn đặt hàng mua bị thiếu, tìm kiếm thông tin liên quan trong các hồ sơ đã được phê duyệt, đánh giá xem vấn đề có phù hợp với một loại ngoại lệ đã biết hay không, và chuyển trường hợp đến bộ phận mua sắm hoặc kế toán phải trả. Điều này linh hoạt hơn so với một quy tắc cố định duy nhất, nhưng sự linh hoạt cũng mang lại rủi ro. Một đại lý có thể hiểu sai bằng chứng, suy ra một kết luận không được hỗ trợ, hoặc thực hiện một hành động ngoài quy trình dự định trừ khi các ranh giới truy cập và quyết định của nó được thiết kế cẩn thận.

Sự phân biệt không phải là tự động hóa truyền thống đã lỗi thời và đại lý AI là các kế toán tự động. Tự động hóa truyền thống vẫn có giá trị cho các hoạt động xác định như chuyển dữ liệu theo lịch, kiểm tra ngưỡng và thông báo tiêu chuẩn. Đại lý AI hữu ích nhất khi quy trình chứa sự diễn giải, ưu tiên, xem xét tài liệu hoặc giao tiếp. Trong một mô hình hoạt động trưởng thành, cả hai loại tự động hóa làm việc cùng nhau.

Các trường hợp sử dụng thực tiễn trong các hoạt động kế toán

Một điểm khởi đầu mạnh mẽ là một quy trình có khối lượng lớn, các mẫu lặp lại và các ngoại lệ có giá trị thấp thường xuyên. Trong quá trình xử lý tài khoản phải trả, một đại lý có thể phân loại hóa đơn, so sánh các trường hóa đơn với đơn đặt hàng và hồ sơ nhận hàng, xác định các phê duyệt còn thiếu và tạo ra một tóm tắt ngoại lệ. Nhóm kế toán vẫn quyết định cách giải quyết sự chênh lệch giá, liệu một bản sao có hợp lệ hay không và liệu một khoản thanh toán có nên tiếp tục theo chính sách của công ty hay không.

Trong quá trình đóng sổ, một đại lý có thể theo dõi một danh sách kiểm tra giữa các thực thể và tài khoản, xác định các nhiệm vụ đã quá hạn, tóm tắt các bình luận từ người chuẩn bị và làm nổi bật các phụ thuộc có thể gây trì hoãn báo cáo. Đối với việc đối chiếu tài khoản, nó có thể so sánh số dư sổ cái với các lịch trình hỗ trợ, nhóm các mục đối chiếu theo độ tuổi hoặc nguyên nhân, và soạn thảo các câu hỏi cho người chuẩn bị. Nó cũng có thể chuẩn bị một gói chứng cứ ngắn gọn để xem xét, miễn là các hồ sơ nguồn vẫn có thể truy nguyên và người xem xét có thể kiểm tra chúng.

Các đại lý có thể hỗ trợ báo cáo quản lý bằng cách giải thích các biến động giữa các kỳ, xác định các giao dịch góp phần vào sự chênh lệch và chuẩn bị một bản nháp đầu tiên của bình luận. Họ có thể hỗ trợ các hoạt động giữa các công ty bằng cách đối chiếu số dư của các bên đối tác, xác định sự khác biệt về thời gian và chuyển hướng các sự không khớp đến các thực thể có trách nhiệm. Những trường hợp sử dụng này có một đặc điểm chung: đại lý chuẩn bị, so sánh, tóm tắt hoặc chuyển hướng thông tin, trong khi một người có thẩm quyền giữ trách nhiệm cho các kết luận và phê duyệt kế toán quan trọng.

Một bài kiểm tra kinh doanh hữu ích là hỏi xem liệu đại lý có thể tạo ra một sản phẩm công việc có thể xem xét được hay không. Một đầu ra tốt bao gồm các hồ sơ nguồn đã được xem xét, các kiểm tra đã thực hiện, ngoại lệ đã xác định, bước tiếp theo được đề xuất và người hoặc vai trò chịu trách nhiệm cho quyết định. Một đoạn văn trôi chảy mà không có chứng cứ có thể truy nguyên không phải là một sản phẩm kế toán đáng tin cậy.

Kiểm soát, Trách nhiệm và Phán đoán của Con người

Các đại lý AI phải hoạt động trong khuôn khổ kiểm soát hiện có. Khuôn khổ đó bao gồm quản lý quyền truy cập, phân tách nhiệm vụ, giới hạn phê duyệt, dấu vết kiểm toán, yêu cầu lưu giữ, quản lý thay đổi và các chính sách kế toán được tài liệu hóa. Một đại lý chỉ nên nhận các quyền cần thiết cho quy trình được giao. Việc chuẩn bị một đề xuất bút toán không tự động biện minh cho quyền đăng bút toán đó. Việc đọc chứng cứ đối chiếu không tự động biện minh cho việc phê duyệt đối chiếu.

Việc xem xét của con người nên dựa trên rủi ro thay vì mang tính nghi thức. Một người xem xét nên kiểm tra chứng cứ, lý do hoặc phân loại của đại lý, cách xử lý các ngoại lệ và hành động được đề xuất. Cường độ xem xét nên tăng lên đối với các số dư quan trọng, các giao dịch bất thường, ước tính, hoạt động liên quan đến các bên, các phán đoán của quản lý và các tình huống mà dữ liệu nguồn không đầy đủ. Một người xem xét chỉ kiểm tra rằng một nhiệm vụ đã được đánh dấu hoàn thành không cung cấp một kiểm soát hiệu quả.

Các tổ chức cũng nên xác định điều gì sẽ xảy ra khi đại lý không chắc chắn hoặc gặp phải một điều kiện nằm ngoài phạm vi được phê duyệt. Hành vi mong đợi có thể là dừng lại, bảo tồn chứng cứ, gán nhãn ngoại lệ và thông báo cho một chủ sở hữu được chỉ định. Các quy tắc leo thang nên bao gồm dữ liệu thiếu, hồ sơ mâu thuẫn, số tiền bất thường, sự mơ hồ trong chính sách, sự cố hệ thống và các chỉ báo gian lận nghi ngờ. Đại lý không bao giờ được che giấu sự không chắc chắn để giữ cho quy trình làm việc tiếp tục.

Mô hình trách nhiệm phải rõ ràng. Chủ sở hữu quy trình vẫn chịu trách nhiệm cho thiết kế và hiệu suất quy trình. Chủ sở hữu kế toán vẫn chịu trách nhiệm cho kết luận kế toán. Chủ sở hữu kiểm soát vẫn chịu trách nhiệm cho hoạt động kiểm soát và chứng cứ. Các nhóm công nghệ hoặc dữ liệu có thể duy trì đại lý, nhưng trách nhiệm bảo trì không chuyển giao trách nhiệm tài chính ra khỏi các vai trò kinh doanh phù hợp.

Khung Thực hiện và Các Biện pháp Thành công

Bắt đầu với một danh mục quy trình thay vì một buổi trình diễn công nghệ. Chọn một quy trình, tài liệu hóa các bước hiện tại của nó, xác định các điểm đau và tách biệt các hoạt động có cấu trúc khỏi các hoạt động dựa trên phán đoán. Sau đó, xác định mục đích của đại lý bằng các thuật ngữ kinh doanh. Ví dụ, mục đích có thể là giảm thời gian dành cho việc chuẩn bị các đối chiếu hàng tháng trong khi cải thiện việc xác định và phân tích độ tuổi của các mục đối chiếu.

Tiếp theo, xác định các ranh giới hoạt động. Tài liệu hóa các hệ thống mà đại lý có thể đọc, các hệ thống mà nó có thể ghi vào, các hành động mà nó có thể thực hiện tự động, các hành động cần phê duyệt, chứng cứ mà nó phải giữ lại và các điều kiện yêu cầu leo thang. Xác định quyền sở hữu cho từng loại ngoại lệ. Trước khi sử dụng sản xuất, thử nghiệm đại lý với các trường hợp bình thường đại diện, các trường hợp khó khăn, các hồ sơ không đầy đủ, các hồ sơ mâu thuẫn và các đầu vào cố ý gây hiểu lầm.

Phiên bản phát hành đầu tiên thường nên được giới hạn về phạm vi và hoạt động với việc giám sát tăng cường. So sánh kết quả hỗ trợ của đại lý với quy trình hiện tại trong vài chu kỳ gần nhau. Theo dõi thời gian chuẩn bị, thời gian xem xét, phát hiện ngoại lệ, tỷ lệ sửa chữa, công việc làm lại, các nhiệm vụ quá hạn, thất bại trong kiểm soát và tỷ lệ đầu ra được chấp nhận mà không cần sửa đổi đáng kể. Cũng theo dõi xem người dùng có hiểu đầu ra hay không và liệu đại lý có tạo ra gánh nặng xem xét mới hay không.

Một trường hợp kinh doanh nên bao gồm nhiều hơn là tiết kiệm lao động. Tầm nhìn đóng nhanh hơn, ít lần theo dõi lại hơn, chất lượng bằng chứng được cải thiện, công việc làm lại thấp hơn và việc leo thang sớm hơn có thể có giá trị hơn so với việc loại bỏ một nhiệm vụ thủ công duy nhất. Đồng thời, việc xem xét bổ sung, bảo trì tích hợp, kiểm soát truy cập và giám sát mô hình là những chi phí thực tế. Một quyết định có trách nhiệm cân nhắc lợi ích có thể đo lường so với rủi ro kiểm soát và vận hành.

Tóm tắt

Các đại lý AI tạo ra giá trị cho các hoạt động kế toán khi chúng có thể diễn giải thông tin, phối hợp công việc thường xuyên và chuẩn bị các đầu ra có thể xem xét trong các ranh giới được xác định rõ ràng. Chúng khác với tự động hóa truyền thống vì chúng có thể xử lý nhiều biến thể hơn và chọn giữa các hành động được phê duyệt, nhưng sự linh hoạt đó đòi hỏi sự giám sát mạnh mẽ hơn và các quy tắc leo thang rõ ràng.

Các trường hợp sử dụng ban đầu tốt nhất liên quan đến công việc lặp đi lặp lại với các mục tiêu có cấu trúc và rủi ro có thể quản lý, chẳng hạn như phân loại ngoại lệ, chuẩn bị đối chiếu, giám sát trạng thái đóng và điều tra biến thể. Các kiểm soát cốt lõi vẫn được duy trì. Các chủ sở hữu con người phải phê duyệt các kết luận quan trọng, duy trì phân tách nhiệm vụ, điều tra ngoại lệ và bảo tồn trách nhiệm cho báo cáo tài chính.

Một quyết định triển khai thực tiễn dựa trên bốn câu hỏi. Quy trình có được xác định rõ ràng không? Các đầu vào và hành động của đại lý có thể được kiểm soát không? Người xem xét có thể truy ngược đầu ra về bằng chứng không? Có thể đo lường thành công và thất bại qua nhiều chu kỳ hoạt động không? Khi câu trả lời cho những câu hỏi này là có, một đại lý AI có thể trở thành một thành phần hữu ích của các hoạt động kế toán mà không làm yếu đi môi trường kiểm soát.