Hiểu về Một Đại lý

Một đại lý AI là một hệ thống được cấu hình để theo đuổi một mục tiêu xác định bằng cách diễn giải thông tin, lựa chọn giữa các hành động có sẵn, và sử dụng các công cụ được phê duyệt. Trong bối cảnh tài chính, mục tiêu có thể là chuẩn bị một gói đối chiếu, điều tra một ngoại lệ hóa đơn, hoặc tập hợp hỗ trợ cho một nhiệm vụ đóng sổ. Đại lý không chỉ đơn thuần là một mô hình sản xuất văn bản. Nó có thể phối hợp một chuỗi các bước, chẳng hạn như tìm kiếm hồ sơ, so sánh bằng chứng, xác định sự không nhất quán, và chuẩn bị một kết quả để xem xét.

Từ đại lý không đảm bảo sự phán đoán độc lập, độ chính xác, hoặc quyền hạn. Hành vi của một đại lý phụ thuộc vào hướng dẫn của nó, dữ liệu mà nó có thể truy cập, các công cụ mà nó có thể sử dụng, và các kiểm soát xung quanh hành động của nó. Do đó, một định nghĩa kinh doanh hữu ích bao gồm cả mục đích và ranh giới: kết quả nào mà nó nên giúp đạt được, và quyết định hoặc giao dịch nào vẫn cần sự phê duyệt của một người.

Các Đại lý, Chatbot và Tự động hóa

Một chatbot chủ yếu là một giao diện hội thoại. Nó phản hồi câu hỏi của người dùng, có thể sử dụng tài liệu công ty hoặc thông tin tài chính, nhưng có thể không thực hiện hành động nào ngoài việc sản xuất một câu trả lời. Ví dụ, một chatbot có thể giải thích chính sách hoàn tiền hoặc tóm tắt một báo cáo biến động. Một đại lý có thể tiến xa hơn bằng cách truy xuất báo cáo liên quan, so sánh với các ngưỡng đã được phê duyệt, soạn thảo một giải thích, và chuyển kết quả cho một nhà phân tích.

Tự động hóa truyền thống thực hiện các quy tắc và bước đã được xác định trước. Một quy trình theo lịch trình có thể di chuyển dữ liệu, tính toán một số tiền tiêu chuẩn, hoặc chuyển một mục dựa trên một điều kiện đã biết. Điều này hoạt động tốt khi các đầu vào và ngoại lệ là có thể dự đoán. Một đại lý có thể linh hoạt hơn khi bằng chứng thay đổi hoặc một nhiệm vụ yêu cầu lựa chọn bước tiếp theo từ ngữ cảnh. Sự linh hoạt đó cũng mang lại sự không chắc chắn lớn hơn: một đại lý có thể đọc sai một tài liệu, chọn một hành động không phù hợp, hoặc đưa ra một kết luận có vẻ hợp lý nhưng không được hỗ trợ. Những loại hình này có thể được kết hợp; ví dụ, tự động hóa xác định có thể xử lý các phép tính trong khi một đại lý tóm tắt các ngoại lệ để xem xét.

Những Gì Các Đại lý Có Thể Đóng Góp

Công việc tài chính và kế toán thường kết hợp các hồ sơ có cấu trúc với ngữ cảnh rải rác trên hóa đơn, email, chính sách, và các lịch trình hỗ trợ. Một đại lý có thể giúp thu thập và tổ chức bằng chứng đó, thực hiện các so sánh ban đầu, soạn thảo các giải thích, và chuyển các trường hợp bất thường đến đúng người phụ trách. Trong tài khoản phải trả, nó có thể so sánh chi tiết hóa đơn với các hồ sơ đơn đặt hàng và biên nhận, xác định sự không khớp, và chuẩn bị một ghi chú ngoại lệ. Trong một đợt đóng sổ cuối tháng, nó có thể tập hợp các tài liệu hỗ trợ và làm nổi bật một mục đối chiếu cần được chú ý.

Những khả năng này quan trọng khi chúng giảm thiểu nỗ lực tìm kiếm và chuyển giao không cần thiết mà không làm yếu đi trách nhiệm. Câu hỏi kinh doanh liên quan không phải là liệu một đại lý có thể hoàn thành một nhiệm vụ trong một buổi trình diễn hay không, mà là liệu nó có cải thiện quy trình từ đầu đến cuối trong các điều kiện hoạt động thực tế hay không. Cân nhắc đến khối lượng giao dịch, tỷ lệ ngoại lệ, chất lượng dữ liệu, thời gian xem xét, hậu quả của lỗi, và sự sẵn có của một lộ trình leo thang rõ ràng. Một nhiệm vụ hẹp với sự lặp lại thường xuyên và đầu ra có thể xem xét thường là một điểm khởi đầu tốt hơn so với một mệnh lệnh rộng để “quản lý việc đóng sổ.”

Ranh giới và Giám sát của Con Người

Trước khi triển khai, xác định phạm vi của đại lý theo các thuật ngữ hoạt động. Xác định giai đoạn quy trình, hồ sơ đủ điều kiện, nguồn dữ liệu được phép, các hành động mà nó có thể thực hiện và các hành động mà nó tuyệt đối không được thực hiện. Ví dụ, một đại lý có thể chuẩn bị một đề xuất ghi chép và đính kèm bằng chứng, trong khi một nhân viên đủ điều kiện sẽ xem xét và đăng tải nó. Sự phân biệt giữa việc chuẩn bị, đề xuất, phê duyệt và thực hiện là rất quan trọng trong kiểm soát tài chính.

Đặt yêu cầu xem xét của con người theo rủi ro, không phải theo sự tiện lợi. Một bản tóm tắt dự thảo có tác động thấp có thể cần lấy mẫu và giám sát chất lượng; một khoản thanh toán, phán quyết kế toán, hoặc thay đổi dữ liệu chính có thể yêu cầu phê duyệt rõ ràng. Cũng cần xác định cách mà đại lý xử lý bằng chứng thiếu, hồ sơ mâu thuẫn, độ tin cậy thấp và sự cố công cụ. Nó nên có khả năng dừng lại và chuyển tiếp thay vì tự tạo ra một giải pháp. Quyền truy cập nên tuân theo nguyên tắc tối thiểu và hoạt động nên đủ khả năng theo dõi cho nhu cầu xem xét và kiểm toán.

Chọn và Đo lường Một Trường Hợp Sử Dụng

Bắt đầu với một chủ sở hữu quy trình và một cơ sở cụ thể. Lập bản đồ các bước hiện tại, hệ thống, chuyển giao, ngoại lệ phổ biến và điểm kiểm soát. Sau đó chọn một nhiệm vụ có giới hạn mà sự đóng góp của đại lý có thể được kiểm tra dựa trên bằng chứng đáng tin cậy. Phân loại ngoại lệ hóa đơn, thu thập tài liệu cho việc đối chiếu, hoặc soạn thảo giải thích biến thể có thể là những ứng cử viên, tùy thuộc vào dữ liệu và môi trường kiểm soát của tổ chức. Xác nhận rằng nhiệm vụ có một chủ sở hữu có trách nhiệm và nhân viên có thể sửa chữa hoặc ghi đè kết quả.

Đo lường kết quả phản ánh cả hiệu quả và kiểm soát. Các chỉ số hữu ích bao gồm thời gian chu kỳ, tỷ lệ phần trăm các trường hợp được giải quyết mà không cần làm lại không cần thiết, độ chính xác phân loại ngoại lệ, thời gian dành cho việc xem xét đầu ra, và tỷ lệ các đề xuất không được hỗ trợ. So sánh kết quả với cơ sở và xem xét các loại lỗi có rủi ro cao một cách riêng biệt; một con số độ chính xác trung bình có thể che giấu một số lượng nhỏ các thất bại tốn kém. Giữ một quy trình quay lại hoặc dự phòng thủ công có sẵn trong khi hiệu suất đang được đánh giá. Mở rộng phạm vi chỉ khi bằng chứng cho thấy kết quả đáng tin cậy và giám sát thích hợp.

Khung Quyết Định Thực Tiễn

Một quyết định thực tiễn đầu tiên là liệu nhiệm vụ có đủ giới hạn, có thể xem xét và có giá trị hay không. Nếu quy trình phụ thuộc vào các quy tắc ổn định và đầu vào rõ ràng, tự động hóa thông thường có thể đơn giản hơn và dễ kiểm soát hơn. Nếu người dùng chủ yếu cần giải thích hoặc câu trả lời chính sách, một chatbot có thể đủ. Nếu công việc liên quan đến nhiều nguồn thông tin và các bước tiếp theo nhạy cảm với ngữ cảnh, một đại lý có thể thêm giá trị, miễn là các hành động có sẵn của nó bị hạn chế và đầu ra của nó có thể được kiểm tra.

Trước khi phê duyệt một thử nghiệm, hãy hỏi ai là người sở hữu kết quả, bằng chứng nào hỗ trợ mỗi đề xuất, hành động nào cần phê duyệt, cách các ngoại lệ được chuyển tiếp, và các chỉ số nào sẽ xác định thành công. Bao gồm các bên liên quan về tài chính, kế toán, công nghệ, rủi ro và kiểm soát khi có liên quan. Một đại lý là một phương tiện để cải thiện một quy trình, không phải là một sự thay thế cho quyền sở hữu quy trình hoặc kiểm soát nội bộ. Trường hợp kinh doanh mạnh mẽ nhất là cụ thể: một sự giảm đáng kể về nỗ lực hoặc độ trễ, với độ chính xác, khả năng theo dõi và trách nhiệm được duy trì.