Mục đích và Phạm vi

Đóng tài chính cuối tháng là một tập hợp các hoạt động phối hợp biến các hồ sơ giao dịch thành kết quả tài chính đã được xem xét. Lập bản đồ quy trình làm cho chuỗi công việc trở nên rõ ràng: điều gì phải xảy ra, ai sở hữu nó, đầu vào nào là cần thiết, bằng chứng nào hỗ trợ việc hoàn thành, và nơi nào một người xem xét hoặc phê duyệt phải hành động. Mục tiêu không phải là tự động hóa việc đóng một cách bừa bãi. Mục tiêu là xác định nơi mà một đại lý có thể giảm bớt nỗ lực thường xuyên trong khi vẫn bảo tồn phán đoán kế toán và trách nhiệm kiểm soát.

Một bản đồ quy trình nên mô tả quy trình hoạt động hiện tại trước khi đề xuất thay đổi. Đối với mỗi nhiệm vụ, ghi lại kích hoạt hoặc ngày đến hạn, chủ sở hữu, dữ liệu nguồn, đầu ra, người xem xét, hệ thống ghi chép, sự phụ thuộc và các ngoại lệ phổ biến. Ví dụ, một sự đối chiếu chi phí trả trước có thể phụ thuộc vào bản sao sổ cái cuối kỳ, lịch trình khấu hao đã được phê duyệt và việc xem xét các số dư bất thường. Một bản đồ chỉ ghi lại tên nhiệm vụ và thời hạn sẽ bỏ lỡ thông tin cần thiết để đánh giá tính phù hợp của tự động hóa.

Bản đồ nên phản ánh cách công việc thực sự diễn ra, bao gồm bảng tính, chuyển giao qua email, đầu vào muộn và công việc lại. So sánh các quy trình đã ghi chép với các cuộc phỏng vấn và một mẫu bằng chứng đóng gần đây. Sự khác biệt là quan trọng: một kiểm tra bảng tính không được ghi chép hoặc một phê duyệt không chính thức có thể là một phần của môi trường kiểm soát thực tế ngay cả khi nó không xuất hiện trong danh sách kiểm tra chính thức.

Lập bản đồ Vòng đời Đóng tài chính

Bắt đầu với lịch đóng và nhóm công việc thành các giai đoạn thực tiễn: chuẩn bị và thông báo thời hạn; ghi lại và xác thực giao dịch; hoàn thành các đối chiếu sổ cái phụ và bảng cân đối kế toán; xử lý các khoản tích lũy, phân bổ và các mục cuối kỳ khác; tổng hợp và xem xét kết quả; điều tra các biến động; nhận phê duyệt; và báo cáo hoặc khóa kỳ. Trình tự chính xác thay đổi theo tổ chức, vì vậy hãy sử dụng lịch kế toán thực tế và chính sách của công ty thay vì coi danh sách này như một quy trình phổ quát.

Đối với mỗi hoạt động, ghi lại các nhiệm vụ tiền nhiệm và kế nhiệm. Ví dụ, một sự đối chiếu tiền mặt có thể yêu cầu bản sao kê ngân hàng và hoạt động tiền mặt đã được ghi trước khi việc xem xét có thể bắt đầu. Một cuộc xem xét biến động quản lý cuối cùng có thể phụ thuộc vào việc các khoản tích lũy và các đối chiếu đã được hoàn thành. Đánh dấu những sự phụ thuộc này cho thấy nơi mà một đầu vào muộn ở phía trên có thể làm chậm nhiều nhiệm vụ ở phía dưới, và nơi mà một đại lý có thể chuẩn bị công việc sớm hơn mà không trình bày kết quả chưa hoàn chỉnh như là cuối cùng.

Thêm thông tin về thời gian và khối lượng nơi có thể: thời gian thông thường, số lượng tài khoản hoặc thực thể, tần suất ngoại lệ, và thời gian dành cho chuẩn bị so với xem xét. Một nhiệm vụ được thực hiện trên nhiều thực thể với đầu vào nhất quán có thể là ứng cử viên mạnh mẽ hơn so với một nhiệm vụ đơn lẻ, ngay cả khi cả hai đều xuất hiện trong cùng một danh sách kiểm tra đóng. Xác thực bản đồ với những người chuẩn bị và người xem xét; họ có thể xác định các chuyển giao ẩn và nguyên nhân tái diễn của sự chậm trễ.

Phân loại nhiệm vụ theo tính phù hợp

Các nhiệm vụ lặp lại có đầu vào và đầu ra ổn định và tuân theo các quy tắc rõ ràng. Ví dụ bao gồm việc thu thập báo cáo từ các địa điểm được phê duyệt, kiểm tra xem các tệp mong đợi đã đến chưa, khớp các định danh tài khoản, chuẩn bị một gói đối chiếu và chuyển một mục đã hoàn thành cho người xem xét. Những nhiệm vụ này thường là ứng cử viên tốt cho sự hỗ trợ của tác nhân, với điều kiện quyền truy cập được cấp phép và đầu ra có thể được kiểm tra so với các hồ sơ nguồn.

Các nhiệm vụ hỗ trợ phán đoán liên quan đến việc giải thích, nhưng một tác nhân có thể tổ chức bằng chứng hoặc đưa ra các mục để đánh giá của con người. Ví dụ, nó có thể so sánh số dư hiện tại và số dư của kỳ trước, xác định một sự vi phạm ngưỡng, tập hợp chi tiết giao dịch và soạn thảo một câu hỏi cho chủ tài khoản. Tác nhân không nên biến phân tích đó thành một kết luận không có cơ sở về ước tính hoặc chính sách kế toán.

Các nhiệm vụ nhạy cảm với kiểm soát ảnh hưởng đến quyền hạn, tính toàn vẹn của báo cáo tài chính hoặc phân chia nhiệm vụ. Ví dụ bao gồm việc phê duyệt các bút toán, thay đổi thông tin nhà cung cấp hoặc ngân hàng, ủy quyền cho một điều chỉnh quan trọng và chứng nhận hoàn thành một kiểm soát. Những hoạt động này cần có các kiểm soát rõ ràng và quyền hạn con người có trách nhiệm. Một tác nhân có thể chuẩn bị bằng chứng, kiểm tra tính đầy đủ hoặc chuyển một mục, nhưng sự tham gia của nó không được vượt qua sự phê duyệt cần thiết, tạo ra tự đánh giá hoặc làm mờ ai đã đưa ra quyết định.

Thiết kế vai trò và kiểm soát của tác nhân

Đối với mỗi mục đích sử dụng đề xuất, xác định ranh giới nhiệm vụ: các nguồn dữ liệu được phép, các hành động được phép, đầu ra mong đợi, các hành động bị cấm, các điều kiện ngoại lệ và người xem xét được chỉ định. Trong một quy trình làm đối chiếu, ví dụ, một tác nhân có thể truy xuất dữ liệu sổ cái và báo cáo đã được phê duyệt, xác định các mục không khớp và chuẩn bị một tài liệu làm việc để xem xét. Chủ sở hữu vẫn giải quyết các câu hỏi kế toán, tài liệu các giải thích quan trọng và tuân theo chính sách phê duyệt của tổ chức.

Làm cho đầu ra có thể truy xuất được. Giữ lại các liên kết hoặc tham chiếu đến bằng chứng nguồn, kỳ và thực thể được bao phủ, thời gian phân tích được thực hiện, các ngoại lệ phát hiện và người đã xem xét hoặc phê duyệt kết quả. Quyền truy cập nên tuân theo nguyên tắc quyền tối thiểu: một tác nhân chỉ cần tập hợp bằng chứng không nên nhận quyền hạn để đăng bút toán hoặc phát hành thanh toán. Xác nhận rằng việc xử lý dữ liệu, lưu giữ và truy cập tuân thủ chính sách của công ty.

Xác định các con đường ngoại lệ trước khi sử dụng thử nghiệm. Ví dụ bao gồm các tệp nguồn bị thiếu, số dư mâu thuẫn, giao dịch không được hỗ trợ, dữ liệu lỗi thời, tính chất bất thường và xác thực không thành công. Tác nhân nên dừng lại hoặc chuyển những trường hợp này cho một chủ sở hữu được chỉ định thay vì im lặng đoán. Kiểm tra với các kỳ đóng đại diện, bao gồm các ngoại lệ đã biết, và so sánh công việc của tác nhân với quy trình đã thiết lập trước khi dựa vào nó trong một kỳ đóng thực tế.

Ưu tiên và Đo lường

Ưu tiên các ứng cử viên bằng cách sử dụng tác động kinh doanh và rủi ro kiểm soát cùng nhau. Xem xét tần suất, nỗ lực chuẩn bị, tính nhất quán đầu vào, tỷ lệ ngoại lệ, tính chất quan trọng, tác động phụ thuộc và chi phí xem xét. Một kiểm tra tính đầy đủ với khối lượng lớn và ít phán đoán kế toán có thể là một thử nghiệm hợp lý. Một ước tính hiếm, quan trọng với bằng chứng không rõ ràng thường là một ứng cử viên đầu tiên kém, ngay cả khi nó tiêu tốn nhiều thời gian.

Đặt một cơ sở trước khi thử nghiệm. Các biện pháp hữu ích bao gồm hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, giờ chuẩn bị và xem xét, tần suất ngoại lệ, làm lại, các mục chưa giải quyết tại thời điểm đóng và kết quả xem xét. Theo dõi xem thời gian tiết kiệm trong việc chuẩn bị có được bù đắp bởi nỗ lực tăng lên của người xem xét hoặc xử lý ngoại lệ hay không. Báo cáo kết quả theo nhiệm vụ và kỳ để một trung bình thuận lợi không che giấu một sự thất bại trong kiểm soát hoặc vấn đề tái diễn trong một thực thể.

Sau thử nghiệm, quyết định xem có mở rộng, sửa đổi hoặc dừng lại hay không. Việc mở rộng được biện minh khi các đầu ra đáng tin cậy, các ngoại lệ đến tay đúng chủ sở hữu, việc xem xét vẫn hiệu quả và lợi ích hoạt động có thể đo lường vẫn tồn tại qua các kỳ đại diện. Cập nhật bản đồ quy trình làm việc và tài liệu kiểm soát khi trách nhiệm hoặc yêu cầu bằng chứng thay đổi. Bản đồ là một công cụ quản lý sống động: nó nên giúp nhóm đóng thấy nơi công việc đang chờ, nơi quyết định thuộc về và nơi sự hỗ trợ của tác nhân cải thiện thực hiện mà không làm yếu đi trách nhiệm.