Mục đích và Giới hạn

Đối chiếu có sự hỗ trợ của đại lý sử dụng một đại lý AI để so sánh các hồ sơ kế toán với chứng cứ độc lập, xác định các sự trùng khớp và ngoại lệ tiềm năng, và tổ chức công việc theo dõi. Giá trị của nó không phải là thay thế phán đoán kế toán. Giá trị của nó là có thể giảm bớt việc so sánh lặp đi lặp lại và làm cho các mục chưa được giải quyết dễ dàng nhìn thấy, điều tra và theo dõi trong quá trình đóng sổ.

Một nguyên tắc vận hành hữu ích là tách biệt việc chuẩn bị và phê duyệt. Đại lý có thể đề xuất một sự trùng khớp, tóm tắt một biến động, xác định các tài liệu liên quan, hoặc soạn thảo một câu hỏi cho một chủ sở hữu. Một kế toán được chỉ định vẫn có trách nhiệm quyết định liệu chứng cứ có hỗ trợ kết luận kế toán hay không, liệu một điều chỉnh có phù hợp hay không, và liệu tác vụ đóng sổ có thể được đánh dấu là hoàn thành hay không. Mức độ tự động hóa nên phản ánh rủi ro, tính trọng yếu, chất lượng dữ liệu và thiết kế kiểm soát của tổ chức.

Quy trình làm việc đối chiếu

Bắt đầu với một tài khoản, thời kỳ và tập nguồn đã được xác định. Đối với một đối chiếu tiền mặt, điều này có thể bao gồm sao kê ngân hàng, chi tiết tiền mặt trong sổ cái tổng hợp và các hồ sơ đã được phê duyệt cho các khoản tiền gửi, thanh toán, chuyển khoản và phí ngân hàng. Đại lý nên làm việc từ các nguồn được ủy quyền và áp dụng các quy tắc khớp đã được tài liệu hóa, chẳng hạn như số tiền, loại tiền tệ, khoảng thời gian giao dịch, số tham chiếu và bên đối tác. Các quy tắc nên phân biệt giữa các sự trùng khớp chính xác và các sự trùng khớp có thể xảy ra thay vì trình bày cả hai như nhau.

Đại lý có thể nhóm các giao dịch có vẻ tương ứng, sau đó đặt các mục không khớp hoặc không rõ ràng vào hàng đợi ngoại lệ. Ví dụ, sổ cái có thể cho thấy sự biến động số dư tiền mặt là 48,620 trong khi sao kê cho thấy 48,260. Một sự khác biệt 360 có thể có nhiều lời giải thích, bao gồm một khoản phí, thời gian, một mục bị thiếu, hoặc một bút toán không chính xác. Đại lý có thể tìm kiếm một giao dịch liên quan và trình bày chứng cứ mà nó đã tìm thấy, nhưng không nên gán nhãn sự khác biệt là một khoản phí trừ khi có một nguồn phù hợp hỗ trợ kết luận đó.

Xác định cách đại lý xử lý độ dung sai, ngày tháng, loại tiền tệ, các ứng viên trùng lặp và các giao dịch kéo dài qua các thời kỳ. Một khoảng thời gian ngày hẹp có thể bỏ lỡ một sự khác biệt hợp lệ về thời gian; một khoảng thời gian quá rộng có thể tạo ra các sự trùng khớp giả. Kế toán nên có khả năng thấy lý do tại sao một sự trùng khớp được đề xuất, các quy tắc nào đã được áp dụng, và các hồ sơ nào đã được so sánh. Khi đại lý không thể hỗ trợ một sự trùng khớp rõ ràng, việc giữ lại ngoại lệ an toàn hơn là ép buộc một kết quả để cải thiện thống kê hoàn thành.

Phân tích biến động và Quyết định

Phân tích biến động giúp nhóm đóng sổ giải thích cách mà các số dư đã thay đổi và quyết định những khác biệt nào cần được điều tra. Một nhân viên có thể so sánh các số dư thực tế với một kỳ trước đó, ngân sách, dự báo hoặc số dư dự kiến, sau đó nêu bật các chuyển động vượt quá ngưỡng đã thỏa thuận. Một bản tóm tắt hữu ích xác định tài khoản, kỳ, số tiền, hướng đi, cơ sở so sánh và hỗ trợ ở cấp độ giao dịch có sẵn. Nó nên phân biệt giữa các sự kiện đã quan sát và các giải thích có thể xảy ra.

Ví dụ, một sự gia tăng trong chi phí đi lại có thể phản ánh một sự tăng theo mùa, một hóa đơn muộn, một phân loại lại, hoặc một bút toán trùng lặp. Nhân viên có thể nhóm các giao dịch liên quan, xác định các mục không bình thường hoặc lặp lại, và so sánh chuyển động với các kỳ trước. Người xem xét sau đó quyết định liệu giải thích có hợp lý hay không và liệu chuyển động có cần một bút toán điều chỉnh, một khoản phải thu, một phân loại lại, hay không cần hành động nào. Các ngưỡng nên hướng dẫn sự chú ý, không thay thế phán đoán: một sự khác biệt nhỏ vẫn có thể quan trọng nếu nó báo hiệu gian lận, một vấn đề kiểm soát, hoặc một lỗi quy trình lặp lại.

Sử dụng một hồ sơ quyết định nhất quán cho các biến động quan trọng. Ghi lại giải thích, bằng chứng đã xem xét, người chuẩn bị, người xem xét, kết luận, và bất kỳ điều chỉnh hoặc theo dõi nào cần thiết. Nếu giải thích không được hỗ trợ, hãy đánh dấu là chưa giải quyết và giữ nhiệm vụ mở. Điều này làm cho trạng thái đóng sổ phản ánh bằng chứng có sẵn, không chỉ đơn thuần là sự tự tin của một bản tóm tắt do nhân viên tạo ra.

Bằng chứng và Theo dõi

Việc thu thập bằng chứng là hữu ích nhất khi nó có thể truy nguyên. Đối với mỗi đề xuất khớp hoặc giải thích biến động, nhân viên nên chỉ ra hồ sơ nguồn, ngày tài liệu, số tiền hoặc tham chiếu liên quan, và vị trí có sẵn cho người xem xét. Nó có thể tập hợp một gói xem xét hoặc tóm tắt các tài liệu, nhưng kế toán viên nên xác nhận rằng các nguồn là đầy đủ, liên quan đến kỳ, và nhất quán với chính sách kế toán. Một bản tóm tắt tự tin không phải là sự thay thế cho việc kiểm tra các tài liệu hỗ trợ quan trọng.

Đối với một mục chưa giải quyết, nhân viên có thể chuẩn bị một yêu cầu tập trung đến chủ sở hữu phù hợp. Một yêu cầu tốt xác định giao dịch hoặc số dư, nêu rõ điều gì còn thiếu, đặt ra một câu hỏi cụ thể, và cung cấp một ngày đến hạn liên quan đến lịch đóng sổ. Ví dụ, thay vì yêu cầu một phòng ban giải thích số dư chi phí chung, hãy yêu cầu hóa đơn hoặc mục đích kinh doanh cho một giao dịch cụ thể đã được ghi nhận vào một ngày nhất định. Phản hồi của chủ sở hữu và bất kỳ tài liệu mới nào nên được liên kết với ngoại lệ trước khi nó được đóng lại.

Trạng thái theo dõi nên phân biệt giữa việc chờ bằng chứng, đang xem xét, điều chỉnh được đề xuất, phê duyệt đang chờ, và đã giải quyết. Gán một chủ sở hữu có trách nhiệm và một ngày đến hạn cho mỗi mục mở, và nâng cao các ngoại lệ quá hạn hoặc quan trọng theo quy trình của tổ chức. Nhân viên có thể soạn thảo nhắc nhở hoặc cập nhật thông tin nhiệm vụ nơi được ủy quyền, nhưng không nên phê duyệt điều chỉnh đề xuất của chính mình hoặc đánh dấu một mục là đã giải quyết chỉ vì một phản hồi đã được nhận.

Kiểm soát, Chỉ số và Triển khai

Giữ trách nhiệm rõ ràng trong toàn bộ quy trình làm việc. Vai trò của nhân viên là chuẩn bị phân tích và định tuyến công việc; người chuẩn bị đánh giá hỗ trợ; một người xem xét có thẩm quyền phê duyệt các kết luận và bút toán khi cần thiết. Duy trì một dấu vết kiểm toán của các hồ sơ nguồn, quy tắc khớp, đề xuất, thay đổi của con người, phê duyệt, và dấu thời gian. Quyền truy cập nên được giới hạn ở dữ liệu và hành động cần thiết cho nhiệm vụ, và thông tin nhạy cảm không nên được đưa vào yêu cầu hoặc tóm tắt trừ khi cần thiết và được phép.

Đo lường xem quy trình làm việc có cải thiện chất lượng đóng sổ cũng như tốc độ hay không. Các chỉ số hữu ích bao gồm hoàn thành đối chiếu theo thời hạn, tuổi thọ và giá trị của các ngoại lệ mở, tỷ lệ khớp đề xuất được chấp nhận sau khi xem xét, tỷ lệ làm lại hoặc đảo ngược, và thời gian dành cho việc thu thập bằng chứng. Tỷ lệ chấp nhận khớp cao không phải là bằng chứng thành công; nó có thể phản ánh các quy tắc quá dễ dãi hoặc xem xét không đủ. Xem xét các lỗi và thay đổi để tìm ra các vấn đề lặp lại trong dữ liệu nguồn, tiêu chí khớp, hoặc quyền sở hữu nhiệm vụ.

Một triển khai thực tế bắt đầu với một tài khoản có rủi ro thấp hơn mà có hồ sơ nguồn đáng tin cậy và một người xem xét rõ ràng. Tài liệu quy trình cơ bản và yêu cầu kiểm soát, thử nghiệm nhân viên trên các kỳ trước, và so sánh các đề xuất của nó với các đối chiếu đã được phê duyệt. Sau đó, chạy nó song song với quy trình hiện tại trước khi mở rộng trách nhiệm của nó. Tiếp tục chỉ khi các người xem xét có thể giải thích các khuyến nghị của nhân viên, các ngoại lệ được xử lý một cách nhất quán, và dấu vết bằng chứng đáp ứng nhu cầu đóng sổ và kiểm toán. Mục tiêu là một quy trình đóng sổ kịp thời, minh bạch hơn, với trách nhiệm của con người được giữ nguyên.