Giới thiệu

Các nhóm tài chính và kế toán có nhiều quy trình có vẻ phù hợp cho các đại diện AI: tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu tài khoản, ứng dụng tiền mặt, quản lý đóng sổ, báo cáo quản lý và nghiên cứu chính sách. Tuy nhiên, một quy trình không có giá trị chỉ vì nó chứa công việc lặp đi lặp lại. Câu hỏi thực tiễn là liệu một đại diện có thể cải thiện một kết quả kinh doanh có ý nghĩa trong khi hoạt động trong các ranh giới kiểm soát, tuân thủ và kiểm toán chấp nhận được hay không.

Do đó, một trường hợp sử dụng đại diện AI nên được đánh giá như một cơ hội quy trình kinh doanh, không phải như một thí nghiệm công nghệ. Việc đánh giá nên kết nối bốn chiều: giá trị kinh doanh, độ phức tạp của quy trình, rủi ro và sự sẵn sàng của dữ liệu. Những chiều này giúp một nhà lãnh đạo tài chính phân biệt giữa một thí điểm hứa hẹn, một quy trình cần chuẩn bị trước, và một quy trình nên được dẫn dắt bởi con người.

Các Trường Hợp Sử Dụng Tài Chính Phổ Biến

Tài khoản phải trả là một điểm khởi đầu phổ biến vì hóa đơn đến thường xuyên và thường theo các bước xác định. Một đại diện có thể trích xuất chi tiết hóa đơn, so sánh chúng với đơn đặt hàng và hồ sơ nhận hàng, xác định thông tin thiếu, và chuyển hướng các ngoại lệ đến nhân viên đúng. Đại diện nên hỗ trợ quy trình làm việc và giải thích bằng chứng; nó không nên tự động phê duyệt thanh toán ngoài các giới hạn quyền hạn đã định.

Các đối chiếu là một lĩnh vực hữu ích khác. Một đại diện có thể so sánh số dư giữa sổ cái chung, các báo cáo ngân hàng, các sổ phụ, hoặc các lịch trình hỗ trợ khác. Nó có thể nhóm các giao dịch, xác định sự khác biệt bất thường, lấy tài liệu liên quan và chuẩn bị một gói xem xét. Kế toán viên vẫn chịu trách nhiệm đánh giá xem giải thích có đủ hay không và liệu một điều chỉnh có phù hợp hay không.

Các đội tài chính cũng có thể sử dụng các đại diện cho ứng dụng tiền mặt, chuẩn bị thu hồi, phối hợp đóng sổ và báo cáo quản lý định kỳ. Ví dụ, một đại diện có thể khớp các khoản thanh toán của khách hàng với các hóa đơn mở, soạn thảo một bản tóm tắt thu hồi, theo dõi các nhiệm vụ đóng sổ, hoặc tập hợp các bình luận về biến động từ dữ liệu đã được phê duyệt. Giá trị đến từ việc giảm thiểu sự phối hợp thủ công và tăng cường tính nhất quán, không phải từ việc loại bỏ phán đoán chuyên nghiệp khỏi quy trình.

Đánh Giá Giá Trị Kinh Doanh

Bắt đầu với kết quả mà doanh nghiệp muốn cải thiện. Các chỉ số hữu ích bao gồm thời gian chu trình, chi phí trên mỗi giao dịch, thời gian đóng sổ, thời gian xử lý hóa đơn, các khoản phải thu quá hạn, chuyển đổi tiền mặt, thời gian giải quyết ngoại lệ, và tỷ lệ lỗi hoặc làm lại. Một tuyên bố như “sử dụng AI để cải thiện tài khoản phải trả” là quá rộng. Một tuyên bố cơ hội mạnh mẽ hơn là “giảm thời gian cần thiết để giải quyết các ngoại lệ hóa đơn đơn đặt hàng trong khi vẫn bảo tồn các kiểm soát phê duyệt.”

Đánh giá cơ sở hiện tại trước khi thảo luận về tự động hóa. Ghi lại khối lượng giao dịch, thời gian xử lý trung bình, chi phí lao động, tần suất lỗi, chi phí trì hoãn và hậu quả tài chính của các mục chưa được giải quyết. Một quy trình có khối lượng lớn với tiết kiệm vừa phải cho mỗi giao dịch có thể có giá trị hơn một quy trình phức tạp với tiết kiệm lý thuyết lớn hơn nhưng rất ít trường hợp.

Giá trị cũng bao gồm lợi ích về chất lượng và kiểm soát. Một dấu vết chứng cứ nhất quán có thể cải thiện việc chuẩn bị kiểm toán, trong khi việc phát hiện ngoại lệ nhanh hơn có thể giảm thanh toán muộn hoặc ngăn chặn việc chi trả trùng lặp. Những lợi ích này nên được đo lường riêng biệt với tiết kiệm lao động vì chúng ảnh hưởng đến các bên liên quan khác nhau và có thể yêu cầu bằng chứng thành công khác nhau.

Đánh giá Độ phức tạp của Quy trình

Lập bản đồ quy trình từ kích hoạt đến kết quả. Xác định các hệ thống liên quan, số lượng chuyển giao, các điểm quyết định, các quy tắc chính sách, các loại ngoại lệ và các phê duyệt cần thiết. Một quy trình có mười bước được tài liệu không nhất thiết khó hơn một quy trình có ba bước nếu quy trình ngắn hơn phụ thuộc vào phán đoán mơ hồ hoặc dữ liệu không nhất quán.

Tách biệt công việc tiêu chuẩn khỏi các ngoại lệ. Các nhân viên thường hiệu quả hơn khi con đường bình thường là thường xuyên, có thể lặp lại và được quản lý bởi các quy tắc rõ ràng. Nếu hầu hết các trường hợp yêu cầu đàm phán, diễn giải hoặc thông tin không có sẵn trong các hệ thống, cơ hội có thể phù hợp hơn với hỗ trợ quyết định hơn là thực hiện tự động. Mục tiêu không phải là ép buộc mọi bước vào tự động hóa; mà là phân công công việc đúng cho nhân viên và công việc đúng cho một người đủ điều kiện.

Cũng cần xem xét các phụ thuộc hoạt động. Một nhân viên hóa đơn có thể phụ thuộc vào dữ liệu mua sắm, hồ sơ nhận hàng, chất lượng danh sách nhà cung cấp, điều khoản thanh toán và hệ thống phê duyệt. Nếu một phụ thuộc không đáng tin cậy, nhân viên có thể tạo ra nhiều công việc định tuyến hơn là ít hơn. Do đó, độ phức tạp của quy trình nên bao gồm cả quy trình làm việc rõ ràng và các điều kiện xung quanh cần thiết để quy trình làm việc thành công.

Quản lý Rủi ro và Quản trị

Các nhân viên tài chính hoạt động gần dữ liệu nhạy cảm, hồ sơ tài chính, thanh toán và nghĩa vụ quy định. Đánh giá hậu quả của một hành động sai, độ nhạy cảm của dữ liệu liên quan, khả năng gian lận và khả năng đảo ngược kết quả. Soạn thảo một giải thích về biến động có hồ sơ rủi ro khác với việc thay đổi tài khoản sổ cái chung hoặc phát hành một khoản thanh toán.

Sử dụng các cấp độ rủi ro để hướng dẫn mô hình hoạt động. Các hoạt động có rủi ro thấp có thể bao gồm việc truy xuất các chính sách đã được phê duyệt, tóm tắt giao dịch hoặc chuẩn bị một gói đối chiếu để xem xét. Các hoạt động có rủi ro trung bình có thể bao gồm đề xuất phân loại tài khoản, ưu tiên các trường hợp thu hồi hoặc soạn thảo các bút toán cần phê duyệt. Các hoạt động có rủi ro cao bao gồm đăng bút toán, thay đổi dữ liệu chính, phê duyệt thanh toán hoặc đưa ra các kết luận có ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính.

Các kiểm soát nên được thiết kế trước khi triển khai. Xác định ai sở hữu quy trình, những gì nhân viên được phép truy cập, hành động nào cần phê duyệt, cách thức các ngoại lệ được leo thang và bằng chứng nào được giữ lại. Yêu cầu khả năng truy xuất cho các đầu ra quan trọng: người xem xét nên có thể thấy các hồ sơ nguồn, lý do hoặc các yếu tố hỗ trợ của nhân viên, hành động đã thực hiện và quyết định cuối cùng của con người. Điểm số tự tin một mình không phải là một kiểm soát đủ vì một câu trả lời tự tin vẫn có thể không được hỗ trợ hoặc sai.

Kiểm tra Sự sẵn sàng của Dữ liệu

Sự sẵn sàng dữ liệu không chỉ đơn thuần là có một khối lượng dữ liệu lớn. Kiểm tra xem các bản ghi cần thiết có sẵn, chính xác, đầy đủ, được định nghĩa nhất quán và có thể truy cập dưới quyền phù hợp hay không. Xem xét các nhà cung cấp trùng lặp, đơn đặt hàng bị thiếu, ánh xạ tài khoản không nhất quán, các tệp đính kèm không có cấu trúc, dữ liệu chính cũ và các định nghĩa báo cáo mâu thuẫn.

Xác định dữ liệu tối thiểu cần thiết cho trường hợp sử dụng. Đối với việc xử lý ngoại lệ hóa đơn, điều này có thể bao gồm các trường hóa đơn, đơn đặt hàng, hồ sơ biên nhận hàng, thông tin nhà cung cấp, điều khoản thanh toán và quy tắc phê duyệt. Đối với hỗ trợ đối chiếu, nó có thể bao gồm số dư sổ cái, chi tiết giao dịch, hoạt động ngân hàng, trạng thái đối chiếu trước đó và vị trí chứng cứ. Nếu các nguồn này không thể kết nối một cách đáng tin cậy, trường hợp sử dụng có thể cần một dự án chất lượng dữ liệu trước khi thử nghiệm với đại lý.

Kiểm tra sự sẵn sàng dữ liệu với các trường hợp lịch sử đại diện, bao gồm các giao dịch bình thường và các ngoại lệ khó khăn. Đo lường tần suất thông tin cần thiết có mặt và tần suất mà một con người cần tìm kiếm bên ngoài các hệ thống được phê duyệt. Một thử nghiệm chỉ dựa trên dữ liệu mẫu sạch có thể tạo ra ấn tượng sai lệch về sự sẵn sàng và có thể thất bại ngay khi gặp phải sự biến đổi thực tế trong hoạt động.

Ưu tiên và Thử nghiệm Cơ hội

Tạo một đánh giá cơ hội đơn giản cho mỗi quy trình ứng viên. Ghi lại kết quả kinh doanh dự kiến, các chỉ số cơ bản, khối lượng giao dịch, chủ sở hữu quy trình, các hệ thống liên quan, tỷ lệ ngoại lệ, cấp độ rủi ro, khoảng trống dữ liệu và đề xuất xem xét của con người. Sau đó, chấm điểm cơ hội một cách nhất quán dựa trên giá trị, độ phức tạp, rủi ro và sự sẵn sàng. Phương pháp chấm điểm không cần phải phức tạp về mặt toán học; mục đích của nó là làm cho các giả định trở nên rõ ràng và có thể so sánh được.

Ưu tiên một thử nghiệm có kiểm soát với phạm vi hẹp và tiêu chí thành công rõ ràng. Ví dụ, một thử nghiệm ban đầu có thể chuẩn bị các gói ngoại lệ tài khoản phải trả cho một đơn vị kinh doanh và một tập hợp hạn chế các loại hóa đơn. Thành công có thể yêu cầu giảm thời gian xem xét, không tăng số lượng ngoại lệ chưa được giải quyết, khả năng truy xuất nguồn gốc hoàn chỉnh và sự phê duyệt của chủ sở hữu quy trình. So sánh kết quả với một nhóm cơ bản hoặc nhóm kiểm soát khi có thể.

Xem xét cả hiệu suất và các chế độ thất bại. Theo dõi các kết quả sai, các giải thích không được hỗ trợ, các ngoại lệ bị bỏ lỡ, các leo thang không cần thiết, vi phạm quyền truy cập và các lần ghi đè của người xem xét. Một thử nghiệm chỉ thành công khi nó cải thiện quy trình mà không làm yếu đi các kiểm soát tài chính. Khi kết quả yếu, xác định xem vấn đề là do đại lý, thiết kế quy trình, dữ liệu hay phạm vi không thực tế trước khi mở rộng triển khai.

Những Điều Cần Lưu Ý Thực Tiễn

Các cơ hội cho đại lý tài chính và kế toán mạnh mẽ nhất thường là những cơ hội lặp lại, có thể đo lường và được hỗ trợ bởi dữ liệu có cấu trúc hoặc có thể truy xuất. Chúng thường liên quan đến việc chuẩn bị, so sánh, phân loại, định tuyến hoặc giải thích. Chúng không yêu cầu đại lý phải sở hữu một quyết định tài chính không thể đảo ngược ngay từ đầu.

Đánh giá mọi cơ hội thông qua bốn câu hỏi. Giá trị kinh doanh có quan trọng và có thể đo lường không? Quy trình có đủ hiểu biết và có thể lặp lại không? Điều gì có thể sai, và những kiểm soát nào là cần thiết? Dữ liệu có đáng tin cậy và có sẵn cho quy trình làm việc dự kiến không? Các câu trả lời nên xác định phạm vi thử nghiệm, mức độ tham gia của con người và chứng cứ cần thiết cho sự phê duyệt.

Một đánh giá trường hợp sử dụng có kỷ luật ngăn cản các tổ chức tự động hóa công việc có giá trị thấp hoặc phơi bày các quyết định có rủi ro cao cho các kiểm soát yếu. Mục tiêu không phải là tối đa hóa số lượng đại lý. Mục tiêu là cải thiện hiệu suất tài chính theo những cách có thể kiểm toán, quản lý và phù hợp với kết quả kinh doanh.