Tại sao thiết kế quy trình làm việc là ưu tiên hàng đầu

Quy trình làm việc của tác nhân AI là con đường được kiểm soát từ yêu cầu kinh doanh đến kết quả hữu ích. Trong tài chính và kế toán, mục tiêu không chỉ đơn giản là yêu cầu một hệ thống AI “xem xét hóa đơn” hoặc “đóng sổ sách.” Những cụm từ đó ẩn chứa những câu hỏi quan trọng: hồ sơ nào có thể được kiểm tra, quyết định nào có thể được đưa ra, bằng chứng nào phải được trả về, và khi nào phải dừng lại và hỏi một người?

Một quy trình làm việc được thiết kế tốt làm cho những ranh giới đó trở nên rõ ràng trước khi tác nhân được cấu hình hoặc sử dụng. Nó kết nối một mục tiêu kinh doanh cụ thể với bối cảnh, công cụ, đầu ra và quy tắc leo thang cần thiết để hoàn thành công việc. Điều này cũng cung cấp cho các nhà lãnh đạo tài chính một cách thực tiễn để đánh giá xem quy trình làm việc có hiệu quả, có thể kiểm soát, có thể kiểm toán và phù hợp với mức độ chấp nhận rủi ro của tổ chức hay không.

Ví dụ, một nhóm phải trả có thể muốn giảm thời gian dành cho việc kiểm tra hóa đơn định kỳ. Một mục tiêu ban đầu phù hợp là so sánh chi tiết hóa đơn với các hồ sơ đơn đặt hàng và biên nhận có sẵn, xác định các trường hợp ngoại lệ, và chuẩn bị một bản tóm tắt xem xét. Mục tiêu không phải là phê duyệt mọi hóa đơn hoặc tự động phát hành thanh toán. Sự phân biệt này xác định quyền hạn của tác nhân và giữ cho quy trình làm việc phù hợp với các kiểm soát tài chính hiện có.

Lập bản đồ quy trình làm việc từ đầu đến cuối

Bắt đầu với sự kiện khởi đầu quá trình, chẳng hạn như một hóa đơn đến trong hàng đợi tiếp nhận đã được phê duyệt. Sau đó lập bản đồ từng bước có ý nghĩa cho đến kết quả cuối cùng: lấy hóa đơn, ghi lại các trường liên quan, xác định nhà cung cấp và đơn đặt hàng, so sánh số tiền và số lượng, kiểm tra tài liệu cần thiết, phân loại kết quả, và chuyển nó đến người xem xét thích hợp. Bao gồm cả kết quả cho các hồ sơ không đầy đủ và sự cố hệ thống, không chỉ là con đường suôn sẻ.

Tại mỗi bước, hãy hỏi ai hoặc cái gì thực hiện hành động, thông tin nào cần thiết, và bằng chứng nào nên được giữ lại. Đối với việc xem xét hóa đơn, bằng chứng đó có thể bao gồm số hóa đơn, nhà cung cấp, ngày hóa đơn, số tiền, tiền tệ, tham chiếu đơn đặt hàng, kết quả so sánh, tài liệu nguồn đã tham khảo, và lý do cho bất kỳ ngoại lệ nào. Một người xem xét nên có thể truy ngược lại khuyến nghị đến các hồ sơ thay vì chỉ dựa vào một “đạt” hoặc “không đạt” trống rỗng.

Lập bản đồ quy trình làm việc như một chuỗi các quyết định kinh doanh, không phải như một lời hứa rằng tác nhân sẽ xử lý mọi trường hợp. Một lộ trình điển hình có ít nhất ba kết quả: sẵn sàng cho việc xem xét của con người mà không có ngoại lệ nào được xác định, được chuyển cho điều tra vì có sự khác biệt, hoặc dừng lại vì thông tin cần thiết hoặc quyền truy cập hệ thống không có sẵn. Việc xác định những kết quả này giảm thiểu sự mơ hồ cho nhân viên và làm cho việc đo lường hiệu suất sau này trở nên khả thi.

Xác định Mục tiêu và Bối cảnh

Viết mục tiêu dưới dạng kết quả kinh doanh có giới hạn. Nó nên nêu tên quy trình, nhiệm vụ và giới hạn quyền hạn của đại lý. "Chuẩn bị một đánh giá hóa đơn tập trung vào ngoại lệ cho nhà phân tích tài khoản phải trả" có tính hành động hơn so với "cải thiện tài khoản phải trả." Nó có thể được kiểm tra với các trường hợp thực tế và không ngụ ý rằng đại lý có thể đưa ra quyết định thanh toán.

Bối cảnh là thông tin và quy tắc cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó một cách chính xác. Xác định các hồ sơ liên quan, chẳng hạn như tệp hóa đơn, đơn đặt hàng, hồ sơ biên nhận hàng hóa, dữ liệu nhà cung cấp và các tiêu chuẩn khớp đã được tổ chức tài liệu. Nêu rõ nguồn nào chi phối khi thông tin mâu thuẫn. Ví dụ, điều khoản thanh toán nhà cung cấp nên đến từ hồ sơ nhà cung cấp đã được phê duyệt, trong khi hóa đơn cung cấp số tiền đang được đánh giá.

Cũng xác định giới hạn về bối cảnh. Đại lý có thể không cần thông tin tài khoản ngân hàng của nhân viên, hồ sơ khách hàng không liên quan hoặc tệp lịch sử ngoài khoảng thời gian xem xét. Việc hạn chế bối cảnh hỗ trợ quyền riêng tư, giảm thông tin không liên quan và giúp doanh nghiệp giải thích những gì hệ thống đã xem xét. Nếu một chính sách hoặc hồ sơ nguồn cần thiết bị thiếu, quy trình làm việc nên báo cáo khoảng trống đó thay vì im lặng tạo ra một quy tắc.

Định nghĩa Công cụ và Kết quả Mong đợi

Công cụ là các khả năng đã được phê duyệt mà đại lý có thể sử dụng trong quy trình làm việc, chẳng hạn như tìm kiếm kho lưu trữ hóa đơn, truy xuất chi tiết đơn đặt hàng, kiểm tra trạng thái nhà cung cấp hoặc tạo một trường hợp nháp cho nhà phân tích. Đối với mỗi công cụ, xác định mục đích, dữ liệu được phép và liệu nó chỉ có thể đọc thông tin hay cũng có thể thay đổi hồ sơ. Một bộ công cụ hẹp, chỉ đọc thường phù hợp cho quy trình xem xét ban đầu.

Tách biệt chuẩn bị khỏi ủy quyền. Một đại lý có thể tạo một hồ sơ ngoại lệ nháp hoặc đề xuất một hàng đợi định tuyến, trong khi một vai trò nhân viên được chỉ định vẫn có trách nhiệm phê duyệt hóa đơn và khởi tạo thanh toán. Nếu một công cụ có thể ghi vào hệ thống tài chính, hãy xác định các trường mà nó có thể thay đổi, xác nhận nào là cần thiết và cách hành động được ghi lại. Đừng cho quy trình làm việc quyền truy cập rộng hơn chỉ vì một hệ thống làm cho quyền truy cập đó thuận tiện.

Định nghĩa đầu ra để một người có thể hành động dựa trên chúng một cách nhất quán. Một kết quả đánh giá hữu ích bao gồm trạng thái, các trường đã so sánh, các giá trị tìm thấy trong mỗi nguồn, bất kỳ sự khác biệt nào, các tài liệu đã xem xét và lý do ngắn gọn cho khuyến nghị. Nó nên phân biệt "không phát hiện ngoại lệ" với "được phê duyệt"; cái trước báo cáo kết quả của một kiểm tra, trong khi cái sau là một sự ủy quyền. Bao gồm một trạng thái không xác định hoặc không thể kiểm tra khi bằng chứng không đủ.

Đặt Quy tắc và Kiểm soát Thang cấp

Các quy tắc thang cấp xác định các điều kiện mà đại lý phải dừng xử lý thông thường và gửi trường hợp đến một người phù hợp. Các ví dụ bao gồm sự không khớp vượt quá tiêu chuẩn đã tài liệu, bằng chứng biên nhận bị thiếu, hồ sơ nhà cung cấp không hoạt động hoặc đã thay đổi, hóa đơn nghi ngờ trùng lặp, hướng dẫn thanh toán bất thường, các hồ sơ nguồn mâu thuẫn hoặc không thể truy xuất tài liệu cần thiết. Quy tắc nên nói rõ điều gì sẽ xảy ra tiếp theo, không chỉ đơn giản là trường hợp "được đánh dấu."

Xác định điểm đến và thông tin được cung cấp. Một sự không khớp về giá hoặc số lượng có thể gửi đến người yêu cầu hoặc nhóm nhận hàng; một thay đổi ngân hàng của nhà cung cấp có thể yêu cầu quy trình xác minh đã được tổ chức thiết lập; một tài liệu bị thiếu có thể trả lại cho người nộp hóa đơn. Lộ trình chính xác phụ thuộc vào chính sách công ty. Đại lý nên giải thích kích hoạt, bao gồm bằng chứng liên quan và để lại trường hợp trong trạng thái chờ rõ ràng cho đến khi một người có thẩm quyền giải quyết.

Thang cấp cũng phù hợp khi hệ thống không thể hoàn thành một bước một cách đáng tin cậy, chẳng hạn như tệp bị hỏng, trường khóa không thể đọc được, dữ liệu không khả dụng hoặc sự khớp không rõ ràng. Đừng coi một phản hồi nghe có vẻ tự tin là bằng chứng cho thấy một kiểm tra đã thành công. Đối với mỗi trường quan trọng, xác định bằng chứng nào là cần thiết và quy trình làm việc sẽ làm gì khi bằng chứng đó vắng mặt. Giữ việc phát hành thanh toán và các phê duyệt có ảnh hưởng lớn khác với nhân viên có thẩm quyền trừ khi tổ chức đã phê duyệt và kiểm soát một thiết kế khác.

Kiểm tra và Cải thiện Thiết kế

Trước khi triển khai, hãy đi qua bản đồ với nhân viên kế toán, chủ sở hữu quy trình và các nhóm kiểm soát hoặc công nghệ liên quan. Kiểm tra các hóa đơn thông thường cũng như các trường hợp thiếu đơn đặt hàng, biên nhận một phần, số trùng lặp, sự khác biệt về thuế, nhiều loại tiền tệ và hồ sơ không có sẵn. Xác nhận rằng đại lý sử dụng nguồn dự kiến, báo cáo chứng cứ một cách chính xác và chuyển mỗi ngoại lệ đến vai trò phù hợp.

Đo lường cả hiệu quả và chất lượng kiểm soát. Các chỉ số hữu ích bao gồm thời gian xử lý của nhà phân tích, tỷ lệ các trường hợp được chuyển đúng, tỷ lệ phát hiện ngoại lệ, tỷ lệ kết luận không được hỗ trợ và tỷ lệ các trường hợp cần làm lại. Thiết lập một cơ sở từ quy trình hiện tại và xem xét kết quả theo loại ngoại lệ. Một quy trình nhanh hơn không phải là một cải tiến nếu nó bỏ lỡ các vấn đề quan trọng hoặc tạo ra các tóm tắt mà các nhà phân tích không thể xác minh.

Ghi lại phiên bản quy trình làm việc, các công cụ được phê duyệt, ranh giới quyết định, các lộ trình leo thang và kết quả kiểm tra. Xem xét lại thiết kế khi các chính sách, hệ thống, giới hạn phê duyệt hoặc quy trình của nhà cung cấp thay đổi. Quy trình làm việc của đại lý tài chính không hoàn chỉnh chỉ vì nó tạo ra một câu trả lời; nó hoàn chỉnh khi câu trả lời được hỗ trợ, hành động tiếp theo rõ ràng và trách nhiệm cho các quyết định có hậu quả vẫn được xác định rõ ràng.