Tại sao các prompt tài chính cần kiểm soát

Một prompt tác nhân tài chính là một hướng dẫn hoạt động, không phải là một yêu cầu chung để “xem xét tài liệu này.” Nó định nghĩa nhiệm vụ, bằng chứng mà tác nhân có thể sử dụng, các quyết định mà nó có thể đưa ra, và các điều kiện mà nó phải dừng lại. Những ranh giới này quan trọng vì một câu trả lời hoàn thiện vẫn có thể sai: một tác nhân có thể suy luận một khoản thuế thiếu, nhầm lẫn ngày hóa đơn với ngày đến hạn, hoặc phân loại một giao dịch bằng một mô tả quá mơ hồ.

Đối với các nhóm tài chính, độ tin cậy có nghĩa là một nhân viên khác có thể hiểu những gì tác nhân đã kiểm tra và tái tạo quyết định từ cùng một hồ sơ. Do đó, một prompt nên ưu tiên bằng chứng có thể truy vết và sự không chắc chắn rõ ràng hơn là những kết luận nghe có vẻ tự tin. Tác nhân có thể tổ chức thông tin và đánh dấu các ngoại lệ; nhân viên được ủy quyền giữ trách nhiệm về phê duyệt, ghi sổ, thanh toán và các phán quyết kế toán quan trọng.

Một prompt hữu ích có sáu thành phần: vai trò và mục tiêu, đầu vào được phép, các kiểm tra hoặc trường cần thiết, quy tắc quyết định, định dạng đầu ra, và các điều kiện leo thang. Thêm một thành phần thứ bảy khi thích hợp: các hạn chế về hành động. Ví dụ, một tác nhân xem xét hóa đơn có thể xác định một bản sao tiềm năng nhưng không được phát hành thanh toán hoặc thay đổi hồ sơ nhà cung cấp.

Định nghĩa Nhiệm vụ và Bằng chứng

Bắt đầu với một kết quả kinh doanh hẹp. “Xem xét hóa đơn này so với đơn đặt hàng và hồ sơ nhà cung cấp, sau đó xác định các sự khác biệt cho bộ phận kế toán phải trả” thì mang tính vận hành hơn là “kiểm tra hóa đơn này.” Phiên bản hẹp nêu rõ các hồ sơ so sánh và người dùng dự kiến của kết quả. Nó không ngụ ý rằng tác nhân có quyền phê duyệt hóa đơn.

Nêu rõ bằng chứng được phép. Đối với việc xem xét hóa đơn, điều đó có thể bao gồm hóa đơn đã nộp, đơn đặt hàng khớp, hồ sơ hàng hóa đã nhận, và dữ liệu nhà cung cấp đã được phê duyệt được cung cấp cho việc xem xét. Đối với phân loại giao dịch, nó có thể bao gồm ngày giao dịch, số tiền, mô tả thương nhân, tiền tệ, và sơ đồ tài khoản và chính sách phân loại của tổ chức. Nếu một hồ sơ bị thiếu, hãy hướng dẫn tác nhân báo cáo rằng nó không có sẵn thay vì lấp đầy khoảng trống từ kiến thức chung.

Tách biệt bằng chứng khỏi suy luận. Yêu cầu tác nhân nêu rõ nguồn nào hỗ trợ mỗi giá trị được trích xuất và so sánh nào đã tạo ra một ngoại lệ. Một kết quả như “tổng hóa đơn khác với đơn đặt hàng là 240” sẽ hữu ích hơn khi nó xác định cả hai tổng và tài liệu nguồn của chúng. Nếu tài liệu nguồn không đồng ý, tác nhân nên bảo tồn sự xung đột để xem xét thay vì im lặng chọn một trong hai.

Xác định Kiểm tra và Quy tắc Quyết định

Đối với việc xem xét hóa đơn, xác định các trường cần trích xuất, chẳng hạn như tên nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày hóa đơn, ngày đến hạn, tiền tệ, tổng phụ, thuế, tổng cộng và tham chiếu đơn hàng mua. Sau đó xác định các kiểm tra bằng thuật ngữ kinh doanh: so sánh tham chiếu nhà cung cấp và đơn hàng mua; so sánh số lượng, giá đơn vị và tổng số khi các bản ghi nguồn hỗ trợ những so sánh đó; tìm kiếm một bản sao có thể bằng cách sử dụng số hóa đơn, nhà cung cấp và số tiền; và đánh dấu các trường bắt buộc bị thiếu hoặc không thể đọc được.

Chỉ nêu các quy tắc dung sai khi doanh nghiệp đã phê duyệt chúng. Ví dụ, một nhóm có thể có một dung sai làm tròn được tài liệu hóa cho một sự đối chiếu cụ thể. Không yêu cầu đại lý phải sáng tạo ra một dung sai hoặc coi sự khác biệt là chấp nhận được chỉ vì nó có vẻ nhỏ. Nếu không có dung sai được phê duyệt nào được cung cấp, prompt nên yêu cầu đại lý báo cáo sự khác biệt và để việc xử lý cho một người đánh giá có thẩm quyền.

Đối với phân loại giao dịch, cung cấp các danh mục tài khoản được phép và chính sách quyết định của tổ chức. Yêu cầu danh mục đề xuất, bằng chứng giao dịch hỗ trợ và mức độ tự tin hoặc không chắc chắn trong một mẫu rõ ràng. Nếu mô tả không rõ ràng, số tiền không bình thường, hoặc nhiều danh mục phù hợp, hành động mong đợi nên là “không phân loại” hoặc “cần xem xét,” không phải là một dự đoán ép buộc tốt nhất. Đối với phân tích biến động, xác định khoảng thời gian, cơ sở so sánh, đơn vị, ngưỡng vật chất nếu được phê duyệt, và các yếu tố mà đại lý được phép trích dẫn.

Thiết kế một Đầu ra Hữu ích

Chọn một đầu ra hỗ trợ bước quy trình tiếp theo. Một cuộc xem xét hóa đơn có thể trả về các trường đã trích xuất, kết quả của từng kiểm tra, bằng chứng đã sử dụng, một tóm tắt ngoại lệ ngắn gọn, và một cách xử lý như “không có ngoại lệ nào được liệt kê” hoặc “cần xem xét bởi con người.” Tránh các nhãn như “đã phê duyệt” trừ khi việc phê duyệt thực sự nằm trong quyền hạn của đại lý. Sự khác biệt này là quan trọng: việc vượt qua một tập hợp các kiểm tra tự động không xác lập rằng một hóa đơn là hợp lệ, được ủy quyền hoặc có thể thanh toán.

Đối với phân tích biến động, yêu cầu số tiền thực tế, số tiền so sánh, thay đổi tuyệt đối, thay đổi phần trăm khi mẫu số có ý nghĩa, và một giải thích ngắn gọn liên quan đến bằng chứng đã cung cấp. Nếu dữ liệu không hỗ trợ một nguyên nhân, yêu cầu đại lý nói rằng nguyên nhân không được xác lập. Một sự thay đổi trong chi phí đi lại có thể trùng hợp với một dự án mới, nhưng sự trùng hợp đơn thuần không chứng minh rằng dự án đã gây ra sự biến động.

Làm cho kết quả dễ quét và nhất quán giữa các trường hợp. Xác định tên trường và trạng thái ngoại lệ chấp nhận được, và yêu cầu xử lý rõ ràng các giá trị không có sẵn. Bao gồm một ví dụ ngắn gọn về kết quả mong muốn khi các nhóm sử dụng prompt nhiều lần. Ví dụ nên thể hiện cách báo cáo một ngoại lệ và bằng chứng của nó; không nên khuyến khích đại lý sao chép một kết luận khi các sự kiện khác nhau.

Thêm Các Kiểm tra Tăng cường và Chất lượng

Đặt các kích hoạt xem xét của con người trước khi triển khai. Các kích hoạt điển hình bao gồm một bản ghi hỗ trợ bị thiếu, dữ liệu nhà cung cấp hoặc số tiền mâu thuẫn, một bản sao nghi ngờ, một vấn đề thuế hoặc tiền tệ nằm ngoài chính sách đã nêu, một số tiền vượt quá ngưỡng được phê duyệt, độ tin cậy thấp, hoặc một yêu cầu thay đổi dữ liệu chính hoặc khởi tạo thanh toán. Khớp các kích hoạt với môi trường kiểm soát của tổ chức; các ngưỡng và quyền phê duyệt phải đến từ các chủ sở hữu chính sách, không phải từ đại lý.

Sử dụng một danh sách kiểm tra xem xét ngắn gọn khi thử nghiệm một prompt: Đại lý có sử dụng chỉ các bản ghi đã cung cấp không? Nó có trích xuất chính xác các trường yêu cầu không? Mỗi ngoại lệ có thể được truy nguyên đến bằng chứng không? Nó có phân biệt dữ liệu bị thiếu với một phát hiện tiêu cực không? Nó có tránh đưa ra quyết định phê duyệt hoặc kế toán ngoài vai trò của mình không? Nó có tăng cường mọi trường hợp được quy định bởi các quy tắc không?

Thử nghiệm với các trường hợp thông thường và các trường hợp biên trước khi dựa vào prompt trong một quy trình trực tiếp. Bao gồm một hóa đơn sạch, một ứng viên trùng lặp, một sự không khớp, một đơn hàng mua bị thiếu, thông tin không thể đọc được, và các bản ghi nguồn mâu thuẫn. Ghi lại các loại lỗi quan sát được và sửa đổi hướng dẫn hoặc quy trình làm việc khi cần thiết. Chỉ riêng cách diễn đạt của prompt không thể đảm bảo độ chính xác; chất lượng tài liệu, quyền truy cập hệ thống, hành vi của mô hình và quy trình xem xét cũng ảnh hưởng đến kết quả.

Áp dụng Prompt như một Kiểm soát

Xem xét một hóa đơn trị giá 4,800 khi đơn đặt hàng tương ứng cho thấy 4,560. Một hướng dẫn đáng tin cậy không yêu cầu đại lý quyết định xem sự khác biệt có hợp lý về mặt thương mại hay không. Nó yêu cầu đại lý báo cáo cả hai giá trị nguồn, tính toán sự khác biệt 240, xác định dòng hoặc tổng số trong đơn đặt hàng liên quan, đánh dấu trường hợp để xem xét theo các quy tắc đã cung cấp, và không phê duyệt hoặc thanh toán nó.

Mô hình này được chuyển giao qua các nhiệm vụ tài chính: giới hạn bằng chứng, xác định các kiểm tra, nêu rõ sự không chắc chắn trông như thế nào, định dạng kết quả cho người nhận, và bảo tồn quyền quyết định của con người đối với các quyết định quan trọng. Đo lường hiệu suất dựa trên các trường hợp đã được xem xét, không chỉ là các phản hồi lưu loát. Các biện pháp hữu ích bao gồm độ chính xác trong việc trích xuất các trường cần thiết, độ chính xác của ngoại lệ, tỷ lệ bỏ sót ngoại lệ, tỷ lệ leo thang, và thời gian sửa lỗi của người xem xét. Diễn giải các biện pháp này cùng nhau: một tỷ lệ leo thang thấp không phải là một cải tiến nếu đại lý đang bỏ lỡ các ngoại lệ quan trọng.

Một prompt đã sẵn sàng cho một thử nghiệm có kiểm soát khi các hướng dẫn của nó đủ cụ thể để kiểm tra, các điều kiện thất bại rõ ràng, và mỗi đầu ra quan trọng có một người xem xét có trách nhiệm. Giữ các phiên bản prompt và kết quả xem xét để các thay đổi có thể được đánh giá dựa trên cùng một trường hợp đại diện. Mở rộng vai trò của đại lý chỉ khi bằng chứng từ quy trình đó hỗ trợ việc làm như vậy.