Mục đích và nguyên tắc hoạt động

Tự động hóa kế toán không nên coi mọi giao dịch là thường lệ. Trong quá trình kết thúc, các hồ sơ không đầy đủ, số dư bất thường, bằng chứng mâu thuẫn và các khuyến nghị có độ tin cậy thấp yêu cầu một quy trình ngoại lệ được kiểm soát. Mục tiêu không phải là loại bỏ việc xem xét của con người. Mà là để hướng sự chú ý đến những trường hợp mà ở đó cần có sự phán đoán, quyền hạn hoặc bằng chứng bổ sung, trong khi cho phép công việc thường lệ, đã được xác thực tiếp tục diễn ra hiệu quả.

Một ngoại lệ là một điều kiện ngăn cản quy trình làm việc tự động đáp ứng các quy tắc xử lý hoặc yêu cầu bằng chứng đã được xác định. Các ví dụ bao gồm hóa đơn nhà cung cấp không có đơn đặt hàng, một bút toán với sự kết hợp tài khoản không mong đợi, một sự khác biệt đối chiếu vượt quá ngưỡng, hoặc một khuyến nghị mâu thuẫn với chính sách kế toán đã được tài liệu. Định nghĩa các ngoại lệ theo các thuật ngữ hoạt động để hai người xem xét có thể phân loại cùng một trường hợp một cách nhất quán.

Một nguyên tắc kiểm soát hữu ích là một tác nhân có thể xác định, tổ chức và đề xuất; nó chỉ có thể thực hiện hành động trong phạm vi quyền hạn đã được phê duyệt. Bằng chứng thiếu phải không được thay thế một cách im lặng bằng một ước lượng hợp lý, và một điểm số độ tin cậy không được coi là bằng chứng cho thấy một kết luận kế toán là chính xác. Chủ sở hữu kiểm soát xác định những trường hợp nào có thể tiếp tục, những trường hợp nào cần phê duyệt, và những trường hợp nào phải dừng lại.

Phân loại theo rủi ro và tính cấp bách

Một mô hình ngoại lệ thực tiễn đánh giá cả tác động tiềm năng và lý do mà trường hợp không thể tiếp tục. Cân nhắc tính trọng yếu, khả năng xảy ra lỗi, sự phơi bày của báo cáo tài chính hoặc tuân thủ, khả năng đảo ngược và gần gũi với thời hạn báo cáo. Một số tiền nhỏ vẫn có thể mang lại rủi ro cao khi nó liên quan đến một tài khoản bị hạn chế, một bên liên quan, một khoản thanh toán bị nghi ngờ là trùng lặp, hoặc một khả năng vi phạm kiểm soát.

Tách biệt các vấn đề chất lượng dữ liệu thường lệ khỏi phán đoán kế toán và các mối quan tâm về kiểm soát. Một ngày hóa đơn bị thiếu có thể được giải quyết bằng cách lấy một tài liệu đã được sửa đổi. Một ước lượng tích lũy bất thường có thể yêu cầu phán đoán của người kiểm soát và phân tích hỗ trợ. Một khoản thanh toán bị nghi ngờ là trùng lặp hoặc bút toán không được phép có thể yêu cầu một sự giữ lại ngay lập tức và leo thang theo quy trình sự cố của tổ chức. Ngưỡng tiền tệ giống nhau không nên vượt qua một điều kiện dừng được xác định bởi chính sách.

Đối với mỗi loại, tài liệu một quyết định: tiếp tục tự động, yêu cầu thông tin, định tuyến để xem xét, chặn đăng bài, hoặc leo thang khẩn cấp. Thiết lập ngưỡng trước khi kết thúc bắt đầu, bao gồm ai có thể thay đổi chúng và cách các thay đổi được phê duyệt. Tránh sử dụng một nhãn không xác định như rủi ro cao mà không nêu rõ các điều kiện kích hoạt nó và hành động theo sau.

Thiết kế quy trình làm việc ngoại lệ

Một quy trình làm việc đáng tin cậy bắt đầu với một kích hoạt rõ ràng và kết thúc với một kết quả đã được ghi lại. Đại lý hoặc kiểm soát phía trên nên ghi lại thực thể bị ảnh hưởng, thời gian, tài khoản hoặc giao dịch, lý do ngoại lệ, tài liệu nguồn liên quan, số tiền có nguy cơ, và bất kỳ khuyến nghị nào. Nó cũng nên phân biệt các sự kiện được tìm thấy trong bằng chứng với các giả định hoặc giải thích suy diễn. Điều này cung cấp cho người xem đủ bối cảnh để hành động mà không làm mờ đi những gì vẫn chưa biết.

Gán mỗi ngoại lệ cho một vai trò hoặc hàng đợi có tên với một chủ sở hữu, mục tiêu phản hồi và lộ trình leo thang. Ví dụ, một tài liệu nhà cung cấp bị thiếu có thể được chuyển đến bộ phận thanh toán trước, sau đó đến người liên hệ mua sắm nếu tài liệu không được cung cấp đúng hạn đã thỏa thuận. Một điều chỉnh đề xuất ngoài quyền hạn của đại lý có thể được chuyển đến người quản lý kế toán hoặc kiểm soát viên. Các trường hợp khẩn cấp nên có lộ trình trong cùng ngày; các yêu cầu thông tin thông thường có thể theo một lịch đóng tiêu chuẩn. Định nghĩa ai là người chịu trách nhiệm theo dõi các mục không được gán và quá hạn.

Quy trình làm việc phải nêu rõ những gì xảy ra trong khi ngoại lệ đang mở. Một giao dịch có thể giữ nguyên, bị loại trừ khỏi một nhật ký đề xuất, hoặc chỉ được chuyển tiếp dưới một phương pháp kế toán đã được phê duyệt. Không bao giờ cho phép một khoảng thời gian hết hạn, thất bại hàng đợi, hoặc thời hạn đóng bị bỏ lỡ chuyển đổi một khuyến nghị chưa được phê duyệt thành một bút toán. Nếu một ước lượng hoặc tích lũy đã được phê duyệt là phù hợp, hãy ghi lại cơ sở, người phê duyệt, thời gian, và yêu cầu đảo ngược hoặc đánh giá lại.

Thiết lập các điểm kiểm tra xem xét của con người

Việc xem xét của con người nên được đặt ở nơi có thể thay đổi kết quả, không chỉ được thêm vào như một dấu hiệu cuối mơ hồ. Yêu cầu xem xét trước một hành động khi bằng chứng không đầy đủ, khuyến nghị không chắc chắn, số tiền vượt quá một giới hạn đã định, trường hợp liên quan đến một tài khoản nhạy cảm, hoặc hành động khó đảo ngược. Các người xem nên có đủ quyền hạn và chuyên môn cho quyết định; sự xác nhận của người chuẩn bị không phải là sự thay thế cho một sự phê duyệt độc lập khi chính sách yêu cầu phân tách nhiệm vụ.

Cung cấp cho các người xem một tập hợp quyết định tập trung: chấp nhận với bằng chứng, yêu cầu thêm thông tin, sửa đổi phương pháp điều trị đề xuất, từ chối, hoặc leo thang. Yêu cầu một lý do ngắn gọn cho các quyết định khác với khuyến nghị của đại lý hoặc áp dụng một ngoại lệ cho một quy tắc tiêu chuẩn. Đối với các trường hợp quan trọng hoặc nhạy cảm, yêu cầu một sự phê duyệt thứ hai dựa trên rủi ro và chính sách công ty hiện có. Người phê duyệt không chỉ xác nhận rằng một khuyến nghị tồn tại; họ nên xác minh bằng chứng hỗ trợ và phương pháp kế toán.

Căn chỉnh tự động hóa bằng cách sử dụng kết quả, không chỉ tốc độ. Theo dõi tần suất khuyến nghị được chấp nhận, thay đổi, từ chối, hoặc trả lại để yêu cầu thêm bằng chứng, phân loại theo loại ngoại lệ và quy trình. Tỷ lệ chấp nhận cao không tự nó chứng minh chất lượng: các người xem có thể chỉ đang đóng dấu, hoặc các trường hợp có thể quá hẹp. Lấy mẫu các trường hợp đã hoàn thành và so sánh quyết định với bằng chứng nguồn và chính sách áp dụng. Sử dụng các phát hiện để sửa đổi quy tắc, đào tạo, hoặc ngưỡng xem xét thông qua quản lý thay đổi có kiểm soát.

Bảo tồn một hồ sơ có thể kiểm toán

Một dấu vết kiểm toán nên làm cho việc tái tạo những gì đã xảy ra và lý do trở nên khả thi. Giữ lại đầu vào gốc hoặc một tham chiếu đáng tin cậy đến nó, bằng chứng có sẵn tại thời điểm quyết định, kích hoạt ngoại lệ, khuyến nghị của đại lý và sự không chắc chắn đã nêu, phiên bản quy tắc hoặc quy trình làm việc liên quan, và tất cả các thay đổi quan trọng. Ghi lại ai đã xem xét hoặc phê duyệt trường hợp, vai trò của họ, dấu thời gian, quyết định, lý do, và hành động bút toán, giữ lại, hoặc theo dõi kết quả.

Bảo tồn một liên kết rõ ràng từ ngoại lệ đến mục ghi sổ, đối chiếu, hoặc nhiệm vụ đóng mà nó ảnh hưởng. Giữ lại các giá trị gốc và đã sửa đổi khi một người xem hoặc người vận hành thay đổi dữ liệu; không ghi đè lịch sử. Quyền truy cập và lưu giữ nên tuân theo yêu cầu bảo mật, quản lý hồ sơ, và kiểm toán của tổ chức. Các bản ghi nên được bảo vệ khỏi sửa đổi trái phép, và dữ liệu tài chính nhạy cảm hoặc dữ liệu cá nhân không nên được sao chép vào các ghi chú không cần thiết hoặc các kênh không kiểm soát.

Một bài kiểm tra kiểm toán hữu ích là liệu một người độc lập có thể trả lời bốn câu hỏi từ hồ sơ: Điều gì đã được đánh dấu? Bằng chứng nào có sẵn? Ai đã đưa ra hoặc phê duyệt quyết định, và dựa trên cơ sở nào? Hành động nào đã theo sau? Nếu bất kỳ câu trả lời nào phụ thuộc vào việc tái tạo sự kiện từ các tin nhắn không chính thức hoặc trí nhớ, quy trình cần tài liệu mạnh mẽ hơn.

Danh sách kiểm tra hoạt động đóng kỳ

Trước khi kết thúc, xác nhận rằng các danh mục ngoại lệ, tính chất quan trọng và ngưỡng dừng, chủ sở hữu, mục tiêu phản hồi và liên hệ leo thang là hiện tại. Xác nhận rằng quyền hạn của đại lý là rõ ràng và rằng quyền đăng bài phù hợp với nó. Kiểm tra các trường hợp đại diện, bao gồm dữ liệu thiếu, số dư bất thường, tài liệu mâu thuẫn và các khuyến nghị có độ tin cậy thấp. Xác minh rằng mỗi trường hợp được chuyển đúng cách và rằng một người đánh giá có thể truy cập các bằng chứng cần thiết để quyết định.

Trong quá trình kết thúc, theo dõi các ngoại lệ mở, quá hạn, bị chặn và bị trả lại nhiều lần. Xem xét các trường hợp rủi ro cao theo nhịp độ đã thỏa thuận, đánh giá tác động có thể của chúng trong kỳ, và đảm bảo rằng các mục chưa được giải quyết không bị ẩn đi bằng cách chuyển chúng sang hàng đợi khác. Báo cáo các biện pháp hoạt động như khối lượng ngoại lệ theo loại, thời gian giải quyết trung bình, các mục quá hạn mục tiêu, tỷ lệ yêu cầu thay đổi thủ công và mức độ chưa được giải quyết tại thời điểm kết thúc.

Sau khi kết thúc, lấy mẫu các quyết định và so sánh chúng với hồ sơ nguồn, phê duyệt và kết quả đã đăng. Điều tra các nguyên nhân tái diễn như khoảng trống dữ liệu ở phía trên, quy tắc không rõ ràng, hoặc các mẫu ghi đè lặp lại. Gán chủ sở hữu và ngày đến hạn cho các hành động khắc phục, sau đó xác minh việc hoàn thành trong một lần kết thúc sau. Kết quả là một quy trình được kiểm soát trong đó tự động hóa xử lý công việc có thể dự đoán, các ngoại lệ nhận được sự chú ý tương xứng, và mỗi quyết định quan trọng vẫn có thể giải thích được.