Việc tuyển một nhân viên IT tại chỗ có thể trông đơn giản, nhưng chi phí thực sự bao gồm lương, phúc lợi, tuyển dụng, đào tạo, giấy phép phần mềm, thiết bị và ngày nghỉ được trả. Một công ty nhỏ có thể cần trợ giúp với máy tính xách tay, email, mạng, sao lưu, an ninh mạng và ứng dụng kinh doanh, tuy nhiên một nhân viên hiếm khi có kiến thức sâu ở mọi lĩnh vực. Khi người đó không có mặt, các vấn đề kỹ thuật có thể vẫn chưa được giải quyết trong nhiều giờ hoặc days.
Việc outsourcing IT thay đổi cơ cấu chi phí bằng cách cho phép doanh nghiệp trả cho một dịch vụ được thỏa thuận thay vì duy trì một bộ phận công nghệ đầy đủ. Ví dụ, một công ty marketing 30 người có thể cần hỗ trợ người dùng hàng ngày nhưng chỉ có nhu cầu chuyên môn máy chủ hoặc an ninh ở mức độ thỉnh thoảng. Một nhà cung cấp dịch vụ quản lý có thể cung cấp kỹ năng rộng hơn thông qua hợp đồng hàng tháng, giúp công ty tránh phải tuyển nhiều chuyên gia cho các nhu cầu xảy ra ở các thời điểm khác nhau.
Tác Giả
Đội Ngũ Toidayhoc
Chúng tôi thực sự trân trọng sự tin tưởng của bạn. Độc giả chọn chúng tôi vì những bài viết thực tế, được nghiên cứu kỹ về học tập và phát triển bản thân.
Tiếp tục học với các khóa học này
Bài viết liên quan
Tiếp cận Năng lực Kỹ thuật Chuyên biệt
Vấn đề công nghệ thường đòi hỏi các chuyên gia khác nhau. Một công ty có thể cần một kỹ sư mạng để cấu hình tường lửa, một chuyên gia an ninh mạng để điều tra hoạt động đáng ngờ, và một quản trị viên đám mây để quản lý Microsoft 365 hoặc Amazon Web Services. Tuyển dụng toàn bộ các kỹ năng này nội bộ rất khó khăn, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ hoặc đang phát triển cạnh tranh với các nhà tuyển dụng lớn.
Một đội hỗ trợ IT thuê ngoài thường mang lại kinh nghiệm trên nhiều nền tảng và ngành nghề. Giả sử một nhà bán lẻ gặp vấn đề khóa tài khoản lặp đi lặp lại sau khi chuyển sang ứng dụng đám mây. Một đội bên ngoài có thể rà soát các thiết lập nhận dạng, chính sách truy cập, quản lý thiết bị và hành vi của người dùng thay vì xử lý từng sự cố như một vấn đề mật khẩu riêng lẻ. Tầm nhìn rộng hơn này có thể tạo ra giải pháp đáng tin cậy hơn và giảm số phiếu hỗ trợ lặp lại.
Chi Phí Dự đoán Được Dự toán và Dễ Dàng Lên Ngân Sách
Chi phí công nghệ nội bộ có thể dao động khi doanh nghiệp đối mặt với sự cố phần cứng, sửa chữa khẩn cấp, làm thêm giờ hoặc sự cố bảo mật đột xuất. Một thỏa thuận outsourcing dự đoán được có thể làm cho việc lập ngân sách dễ dàng hơn bằng cách xác định các dịch vụ được bao gồm, các mục tiêu phản hồi, giờ hỗ trợ và phí dự án bổ sung. Các nhóm tài chính sau đó có thể so sánh chi tiêu công nghệ với tăng trưởng kinh doanh thay vì phản ứng với mỗi hóa đơn sửa chữa bất ngờ.
Dự đoán không có nghĩa là mọi dịch vụ đều có giá bằng nhau. Một công ty nên xem xét những gì hợp đồng thực sự bao gồm, như hỗ trợ từ xa, các lượt đến tại hiện trường, giám sát sao lưu, quản lý thiết bị và cảnh báo bảo mật. Ví dụ, một kế hoạch bao gồm 50 thiết bị người dùng nhưng loại trừ các sự cố ngoài giờ có thể rẻ hơn ban đầu nhưng không phù hợp cho một doanh nghiệp logistics vận hành suốt đêm. Định nghĩa dịch vụ rõ ràng ngăn ngừa chi phí bất ngờ.
Phản hồi nhanh hơn và liên tục kinh doanh tốt hơn
Sự cố kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số, dịch vụ khách hàng và năng suất của nhân viên. Nếu một nhân viên CNTT nội bộ bị bệnh hoặc xử lý một vấn đề cấp bách khác, một sự cố thứ hai có thể phải chờ. Các nhà cung cấp gia công thường sử dụng hệ thống ticket, quy trình escalation, công cụ giám sát và luân phiên nhân sự để các sự cố được phân công theo mức độ khẩn cấp và độ phức tạp kỹ thuật.
Liên tục kinh doanh cũng phụ thuộc vào sự chuẩn bị trước khi xảy ra sự cố. Một đối tác CNTT có thể kiểm tra sao lưu, ghi chép các bước khôi phục, bảo trì thiết bị thay thế và thiết lập quy trình phục hồi các ứng dụng thiết yếu. Một công ty dịch vụ chuyên nghiệp, ví dụ, có thể ưu tiên quyền truy cập email, hồ sơ khách hàng, phần mềm kế toán và hồ sơ khách hàng trong kế hoạch phục hồi của họ. Mục tiêu không chỉ là sửa chữa một máy tính bị lỗi mà còn duy trì các hoạt động quan trọng diễn ra.
An toàn thông tin và quản trị rủi ro vững mạnh hơn
An toàn thông tin là một trong những lý do mạnh nhất khiến các công ty xem xét gia công CNTT. Các mối đe dọa có thể liên quan đến phishing, ransomware, đánh cắp thông tin xác thực, phần mềm chưa vá, truy cập từ xa không an toàn và lộ dữ liệu vô tình. Một nhân viên văn phòng chung hoặc một quản trị viên CNTT duy nhất có thể không có đủ thời gian để giám sát nhật ký, xem xét cảnh báo, cập nhật hệ thống và giáo dục nhân viên một cách nhất quán.
Một nhà cung cấp có năng lực có thể kết hợp các biện pháp kiểm soát kỹ thuật với các quy trình có thể lặp lại. Những biện pháp này có thể bao gồm xác thực nhiều yếu tố, bảo vệ điểm cuối, vá lỗ hổng, lọc email, xác minh sao lưu và đào tạo nhận thức về an toàn. Gia công không chuyển giao trách nhiệm pháp lý bảo vệ dữ liệu khách hàng hoặc nhân viên, vì vậy doanh nghiệp vẫn nên xem xét kiểm soát truy cập, thực hành xử lý dữ liệu, điều khoản thông báo sự cố và trách nhiệm an toàn của nhà cung cấp trước khi ký kết hợp đồng.
Khả năng mở rộng trong quá trình tăng trưởng và thay đổi
Nhu cầu công nghệ của doanh nghiệp thay đổi nhanh khi một công ty mở cửa địa điểm mới, tuyển dụng nhân sự từ xa, áp dụng phần mềm mới hoặc mua lại một doanh nghiệp khác. Một đội ngũ nội bộ có thể gặp khó khăn trong việc triển khai thiết bị và tài khoản đồng thời xử lý hỗ trợ hàng ngày. Một nhà cung cấp gia công có thể mở rộng việc onboarding, cấu hình thiết bị, quyền người dùng và thiết lập mạng thông qua các quy trình làm việc được thiết lập sẵn.
Hãy xem một công ty tăng từ 40 lên 100 nhân viên trong sáu tháng. Không có các quy trình được dokument hóa, mỗi người mới bắt đầu có thể nhận được các ứng dụng, quyền và cấu hình bảo mật khác nhau. Đội CNTT quản lý có thể sử dụng các cấu hình tiêu chuẩn và danh sách kiểm tra để làm cho quá trình onboarding nhất quán hơn. Doanh nghiệp vẫn cần phê duyệt vai trò và mức truy cập, nhưng công việc kỹ thuật lặp đi lặp lại sẽ dễ quản lý và đo lường hơn.
Cách chọn Đối tác Gia công CNTT phù hợp
Gia công đạt hiệu quả nhất khi nhà cung cấp phù hợp với rủi ro, quy mô, giờ làm việc và môi trường công nghệ của công ty. Trước khi so sánh giá, doanh nghiệp nên liệt kê các hệ thống hiện tại, các vấn đề lặp đi lặp lại, nghĩa vụ tuân thủ, thời gian phản hồi mong muốn và các dự án tương lai. Họ cũng nên hỏi xem sự hỗ trợ có được cung cấp từ xa, tại chỗ hay qua sự kết hợp cả hai, bởi vì một nhà máy sản xuất và một công ty thiết kế từ xa có thể cần các mô hình dịch vụ rất khác nhau.
Một quá trình đánh giá hữu ích bao gồm xem xét tham chiếu, các đường lên/escalation, kiểm tra sao lưu, thực tiễn an ninh, báo cáo, điều khoản chấm dứt hợp đồng và quyền sở hữu tài liệu. Hỏi xem nhà cung cấp đo lường thời gian phản hồi và giải quyết, cách kiểm soát quyền quản trị, và chuyện gì xảy ra nếu mối quan hệ kết thúc. Gia công nên cải thiện khả năng nhìn thấy, không tạo sự phụ thuộc vào kiến thức riêng của một người. Thỏa thuận tốt nhất sẽ nêu rõ trách nhiệm và có các cuộc đánh giá dịch vụ định kỳ để quan hệ đối tác có thể thích ứng khi doanh nghiệp thay đổi.
